دفتر کل و کلاسور معمولی یک ابزار حسابداری مهم برای هر کسب و کاری است. معمولاً در قالب دو ستونی با فهرستی از حساب ها و بدهی ها و اعتبارات آن حساب ها تنظیم می شود، در داخل و خارج از شرکت برای به دست آوردن تصویری جزئی از وضعیت مالی یک شرکت استفاده می شود.
دفتر کل پرداخت ها و دریافت های حساب را پیگیری می کند. به طور خلاصه از نمودار حساب های مجله عمومی، دفتر کل تصویری از درآمد مانند درآمد حاصل از فروش و خدمات و هزینه هایی مانند هزینه های قانونی، دستمزدها و هزینه های دفتر را ارائه می دهد.
این امکان دسترسی فوری به هر حساب در سیستم ردیابی مالی شرکت را فراهم می کند.
به عنوان مثال، اگر یک مدیر بازاریابی نیاز به دسترسی به هزینه های تبلیغاتی سالانه داشته باشد، می تواند این اطلاعات را از نگاهی گذرا به دفتر کل جمع آوری کند.
اگر به درستی نگهداری شود و با حساب های ایجاد آن مرتبط شود، دفتر کل بخش مهمی از دنباله کاغذ یک شرکت است.
از آنجایی که دفتر کل جایی است که ثبت حساب انجام می شود، اطلاعاتی مانند منبع تراکنش، تاریخ، توضیحات و مانده حساب از طریق دفتر کل قابل دسترسی است.
نگاهی به دفتر کل باید به یک افسر شرکت اجازه دهد تا معامله را به سفارش خرید، فاکتور یا برگه زمانی ردیابی کند.
افزودن زیرمجموعه‌هایی که به عنوان دفترچه‌های فرعی شناخته می‌شوند، به دفتر کل جزئیات، روندها و الگوهای بیشتری را در اختیار افسران مالی قرار می‌دهد و آنها را قادر می‌سازد تا تصمیمات مالی درستی بگیرند.
درک نوسانات فروش و مخارج در شرکتش به مدیر ارشد مالی کمک می کند تا تصمیم بگیرد چه زمانی و چگونه قراردادها را دنبال کند یا سرمایه گذاری کند.
این یک مسیر حسابرسی برای تمام تراکنش های مالی شرکت ایجاد می کند.
علاوه بر اینکه یک ابزار داخلی ارزشمند است، دفتر کل توسط آژانس های حسابرسی خارجی مانند IRS یا SEC نیز قابل دسترسی است.
